Sekilas gambaran aplikasi gudang ini sesuai pesanan dari mitra dan kami jelaskan disini, dari mulai data pokok hingga penunjang serta fasilitas lainnya. Daftar Menu pada aplikasi antara lain sebagai beikut :
A. Dashboard
Menu dasboard ada 2 sub Menu antara lain : Open Outlet dan Close Outlet, yang dimaksud menu ini untuk mengatur aplikasi kapan bisa digunakan dan kapan tidak dapat digunakan (Selain Administrator jika Outlet sedang CLOSE dijalankan tidak dapat mengakses aplikasi ini).
Hal ini biasanya dilakukan saat kantor tutup atau selesai pekerjaan (agar aplikasi tidak selalu dapat diakses).
B. Database
Mengolah data pemasok / Supplier, kami buat kode suppllier otomatis agar tidak terjadi kekeliruan / kesamaan kode, tinggal menambah data Nama Supplier / Perusahaan, Nomor Telpon, Nama Kontak, Telpon Kontak dan Alamat Perusahaan.
Begitu juga dengan Data Master Barang kami buat kode barang secara otomatis agar tidak terjadi kesamaan dengan master barang yang lain. Variable yang diperlukan pada pengisian lainnya antara lain : Nama Barang, Satuan, Ukuran (optional tergantung kebutuhan inventory), Harga Beli, Harga Jual dan Stock Minimal.
Stock Minimal dibutuhkan untuk melogikakan Penciptaan Data Order, dimana logika aplikasi akan menggunakan jika Stock Minimal lebih besar dari stock akhir, maka data tersebut akan masuk ke data order.
Ini salah satu fasilitas untuk memudahkan pemegang kantor / gudang saat memeriksa stock barang tidak usah menghitung atau mencari-cari barang yang akan dibeli, tinggal cetak saja data order. Akurasi data kami kembalikan kepada user, jika sepenuhnya keluar masuk barang dari gudang melalui aplikasi pasti akan ditemukan angka yang valid (sebenarnya).
3. Stock Barang
Kode Stok Barang adalah perpaduan dari Kode Supplier dan Master Barang, lalu kami convert dengan kode EAN-13 agar menjadi Kode Barcode. Mengapa kode harus dipadukan dari 2 data tadi ? jawabnya untuk mengetahui barang yang ada digudang dari supplier mana/siapa.
Adapula barang sama tapi beda supplier atau satu supplier beda harga, bahkan beda supplier barang sama beda harga juga. Ini maksud dari pengkodean tersebut.
Lakukan pengisian stock barang hanya sekali saat stock of name saja atau mengulang dengan merubah jika ada yang keliru. Selanjutnya stock akhir pada data stock akan berubah dengan sendirinya setelah melakukan transaksi pembelian atau penjualan.
Jika terjadi penjualan / pembelian tidak ada di stock, maka isi dulu 2 unsur pokok diatas yang mana yang belum ada, misal suppliernya baru atau supplier sudah ada tapi belum ada master barangnya. Setelah itu baru isi data stock.
4. Order Barang
Data order tidak dilakukan Create, Update or Delete (CUD), tapi Read only. Data ini tercipta dari data stock, jika stock akhir lebih kecil dari stock minimal, maka data order ini akan terisi dengan sendirinya.
Lalu bagaimana data order ini bisa hilang ? Jika sudah melakukan entry data pembelian sesuai data order, data akan hilang dengan sendirinya (Bila stock akhir lebih besar dari stock minimal).
5. Data Member / Konsumen
Data Member kami buat otomatis pengkodeannya, agar tidak terjadi kesalahan sama kode member / konsumen. Variable penunjangnya antara lain : Upload foto KTP dan Nomor Telpon saat Register bila ingin mempunyai akun untuk melihat history transaksinya.
Member jika sudah tercatat di perusahaan / gudang ini, maka bisa register akun dan kode registernya bisa minta ke petugas yang memegang aplikasi ini.
6. Data Pembelian (Lunas dan Belum)
Data pembelian mengacu kepada kode stock, jika kode stock tidak ada, maka harus dibangun dulu, mulai dari data supplier dan Master Barang. Namun jika Supplier sudah ada, cukup buat master barangnya saja.
Bagaimana jika ada barang yang sama tapi beda supplier apakah harus dibuat kode master barang ?
Jawabnya Tidak, tinggal disandingkan saja dengan suppliernya.
Lalu Bagaimana jika ada supplier yang sama barang sama tapi beda harga karena ada perbedaan kualitas akhirnya berbeda harga ?
Jawabnya : Buat Kode Master Baru. Karena penjualan pada sistem ini sudah mengikuti yang sudah diatur pada saat pengisian master barang. (Artinya Harga Jual / Beli tidak bisa diatur saat transaksi, tapi permanen sesuai saat mengisi data master barang.
7. Data Penjualan (Lunas dan Belum)
Penjualan kami buat No. Nota / Invoice secara otomatis sesuai dengan Inisial yang ditentukan oleh Perusahaan misal : HO atau apa saja sesuai keinginan perusahaan, saat register profil perusahaan. Penjualan akan berpengaruh kepada stock akhir terkurangi. Kami sudah melakukan ujicoba jika dijual berkurang, jika diedit quantity maka stock akan menyesuaikan.
Misalkan : stock akhir 5, dijual 2, sisa = 3, namun di edit dijual menjadi 3, maka stock akan merubah sendiri menjadi 2. Atau misalnya dihapus / batal dijual, maka selama menghapus penjualan melalui aplikasi, stock akan kembali menjadi 5.
8. Data Kas
Data Kas harus diawali dengan Uraian Saldo Awal pada tanggal mulainya dipergunakan Kas. Selanjutnya pengisian Penerimaan di Debet dan Pengeluaran di Kredit, selesai kerja / kantor tutup harian, kas harus ditutup dengan Saldo Akhir dan Angka Debet diisi dengan Angka Sisa Total Debet – Total Kredit. Aplikasi ini sudah dibuat otomatis Mutasi ke tanggal berikutnya sesuai entry Saldo Akhir ditanggal itu.
9. Akun
Database Akun ini akan ditampilkan secara keseluruhan jika yang mengakses setara administrator (bisa menciptakan baru, merubah dan menghapus data akun), namun jika level dibawah hanya bisa mengakses akun sendiri (masing-masing).
10. Hutang
Database Hutang tidak melakukan entry hutang, tapi akan otomatis muncul jika ada pembelian yang belum Lunas.
11. Piutang
Database Piutang tidak dilakukan entry piutang, tapi akan otomatis muncul jika ada penjualan yang belum lunas. Data Rincian Piutang bisa dicetak untuk ditagihkan jika sudah jatuh tempo.
C. TRANSAKSI
1. Pembelian
Seperti yang sudah dijelaskan diatas pada Database Pembelian, pada form olah data pembelian tambahkan data kesepakatan (Sistim pembayaran apakah cash atau tempo (tentukan berapa hari jika tempo) tentukan NOL jika cash.
Tanggal jatuh tempo Hutang akan muncul notivikasi saat aplikasi ini digunakan.
Cara melunaskan hutang pada menu ini pada kolom action ada tombol Lunaskan, maka aplikasi akan merubah data menjadi lunas. (Catatan Pelunasan Hutang dilakukan per No. Faktur / tidak per record).
2. Penjualan Langsung
Mungkin menu ini akan jarang digunakan, karena transaksi penjualan langsung hanya sesekali dan tidak membubuhkan kode konsumen serta pembayaran Cash/Tunai.
3. Penjualan ke Member
Nomor Nota akan diciptakan secara otomatis mengacu kepada Kode inisial, tanggal dan urutan transaksi. (Begitu juga untuk penjualan langsung).
Selanjutnya pilih Kode Member, pilih kode barang, data penunjang lainnya akan muncul sesuai pilihan, tinggal menentukan banyaknya penjualan / quantity saja. lalu simpan. Selesai transaksi cetak nota.
Khusus level administrator pada menu ini dapat merubah harga jual sesuai dengan harga kesepakatan dengan member.
D. LAPORAN
Data Laporan sesuai dengan Database dan Transaksi, serta laporan lainnya, antara lain :
- Data Supplier
- Data Master Barang
- Data Stock Barang
- Data Order Barang
- Data Member
- Data Penjualan (Tunjuk tanggal semua penjualan, tunjuk tanggal dengan konsumen tertentu atau tanpa parameter / Seluruhnya).
- Data Pembelian (Tunjuk Tanggal semua Supplier, Tunjuk Tanggal dan tunjuk supplier, tunjuk Supplier semua tanggal, atau tanpa parameter / Seluruhnya).
- Data Arus Kas / Kas Harian (Tunjuk tanggal).
- Data Hutang (Tunjuk Supplier / Seluruhnya dan Rekapitulasi Hutang seluruhnya atau per supplier)
- Data Piutang (Tunjuk Konsumen dan rekapitulasi perkonsumen seluruh piutang).
Kepada :
High One
Kami ucapkan :
Selamat mempergunakan Aplikasi ini.
Demikian sekilas aplikasi inventory yang dibuat, kami masih bisa menambahkan sesuai permintaan.
