Pada pelayanan jasa printing agar mudah ditelusuri serta lebih tertib dalam pengolahan data order konsumen dapat digambarkan seperti flowchat di samping kiri.
Buat Folder setiap harinya pada //Server/Data Printing/Tahun/Bulan/Tanggal (Misalnya :Â //Server/Data Printing/2019/10/01/Order Baru)
File order dari email atau hasil design, harus disimpan di folder Order Baru.
Uji File email apakah layak untuk dicetak atau harus didesign ulang.
Kontrol File pada folder Order Baru pada tanggal berjalan, jika sudah ada file, maka Entry data order ke aplikasi dengan ketentuan order sesuai tertulis pada keterangan nama file tersebut.
Setelah Entry, buat Job Order lalu pindahkan file yang sudah dientry ke folder Sudah Entry (sesuai tanggal berjalan, lihat contoh pada designer).
Laksanakan Entry data order lainnya dan pemindahan file serta buat Job Order untuk dikerjakan oleh Operator Printing.
Setelah menerima Job Order dari Kasir, maka ripping file yang ada di folder Sudah Entry (Jangan terburu-buru cetak jika akan membuang bahan lebih banyak, tahan hingga ada file lain dan Job Order lain)
Jika File order yang sudah dicetak, maka pindahkan file dari Sudah Entry ke folder Sudah cetak.
Dengan dibuatnya alur pelayanan pada gambar diatas, bukan untuk membuat pelayanan menjadi kaku seolah itu adalah Job Description pelaksana pelayanan jasa usaha ini, namun lebih mengarahkan untuk penyimpanan data order konsumen lebih tertib dan mudah untuk dicari saat diperlukan.
Dalam waktu normalnya dibagi tugas seperti alur diatas, namun jika salah satu petugas ini tidak masuk atau berhalangan, tidak menjadi terhambatnya pelayanan.
Misal saja Kasir tidak masuk, maka akan terjadi tidak ada yang memasukkan data order ke system pengolahan data produksi, ini bisa dilakukan oleh Admin atau langsung oleh petugas ripping yang akan lebih tahu benar file konsumen tersebut selesai tidak nya dikerjakan.
Jika konsumen menghadap kasir dan menyerahkan data / file yang ingin diproses produksi cetakan, yakinkan / periksa bahwa file yang diterima bisa diproduksi / proses ripping. Jika hasil periksa file tidak memenuhi syarat (Misal bila dicetak sesuai permintaan konsumen tulisan atau gambar pecah), maka jangan menerima file / menyimpan file untuk dikerjakan oleh designer, tapi arahkan dan kembalikan file kepada konsumen untuk langsung berhadapan dengan designer.
